Zwischen Installation und sinnvoller Nutzung
Ein Unternehmen hat Microsoft 365 eingeführt, arbeitet aber weiterhin mit mehrfachen Dateikopien, unklaren Ablagen und verstreuten Aufgaben. Andere Teams nutzen Anwendungen unterschiedlich und finden Informationen nicht wieder. Beratung setzt dort an, wo technische Bereitstellung und praktische Zusammenarbeit auseinanderliegen.
Anwendungsfälle zuerst klären
Wir betrachten, welche Aufgaben gelöst werden sollen: Dokumente gemeinsam bearbeiten, Wissen zugänglich machen, Aufgaben abstimmen oder Rückmeldungen erfassen. Office-Anwendungen, Teams, SharePoint, Planner und Forms werden im Zusammenhang geprüft. Nicht jedes Werkzeug muss eingeführt werden, nur weil es verfügbar ist.
Aus den Anwendungsfällen entstehen nachvollziehbare Arbeitsweisen. Wo gehört eine Information hin? Wer pflegt sie? Wie wird eine Entscheidung festgehalten? Diese Fragen bilden die Grundlage für Auswahl, Einführung und Unterstützung. Der verfügbare Funktionsumfang wird anhand Ihrer Lizenzen und Umgebung geklärt.
Einführung mit Menschen planen
Eine neue Anwendung verändert die tägliche Arbeit. Wir verbinden deshalb die Einführung mit Kommunikation, Beteiligung und passenden Schulungen. Ein überschaubarer Start mit einem konkreten Arbeitsablauf kann helfen, Fragen sichtbar zu machen, bevor ein Vorgehen breiter eingesetzt wird.
Mit einem Team beginnen
Ein überschaubarer Anwendungsbereich hilft, Erwartungen und tatsächliche Nutzung zusammenzubringen. Ein Team kann beispielsweise eine gemeinsame Dokumentenarbeit erproben. Vorher werden Ablage, Verantwortlichkeiten und die gewünschte Zusammenarbeit geklärt. Erfahrungen aus diesem Einstieg zeigen, welche Fragen vor einer breiteren Einführung beantwortet werden sollten.
- Welcher Arbeitsablauf soll zuerst verbindlich unterstützt werden?
- Welche Anwendungen stehen dafür in Ihrer Umgebung zur Verfügung?
- Wer hält Arbeitsweisen fest und nimmt Rückfragen aus der Nutzung auf?
Beratung mit klaren Grenzen
Lizenzberatung, fachliche Arbeitsweisen und technische Integration sind miteinander verbunden, aber unterschiedliche Aufgaben. Umfang und Zuständigkeiten werden vorab vereinbart. Es werden weder bestimmte Lizenzpakete pauschal empfohlen noch automatische Produktivitätssteigerungen versprochen.
Fragen aus der Praxis
Brauchen wir für die Beratung schon eine fertige Microsoft-365-Umgebung?
Die Beratung kann bei der Bedarfsklärung oder bei einer bestehenden Nutzung beginnen. Welche technische Vorbereitung nötig ist, wird anhand Ihres Vorhabens besprochen.