Viele Kanäle, wenig gemeinsame Orientierung
Informationen liegen in Postfächern, Chats und mehreren Ablagen. Mitarbeitende müssen erst herausfinden, wer den aktuellen Stand kennt. Wer neu hinzukommt, ist auf persönliche Kontakte angewiesen. Mehr Kommunikationskanäle machen dieses Problem nicht automatisch kleiner.
Regeln für gemeinsame Arbeit vereinbaren
Wir klären, welche Informationen verbindlich sein sollen, wie Wissen zugänglich bleibt und welche Abstimmungen eine Entscheidung brauchen. Dazu gehören Zuständigkeiten für Inhalte, eine verständliche Dokumentenablage und ein bewusster Umgang mit Aufgaben. Unterschiedliche Arbeitsbereiche dürfen unterschiedliche Bedürfnisse haben; ihre Schnittstellen müssen dennoch funktionieren.
Geeignete Microsoft-365-Apps werden daran ausgerichtet. Ein Projektteam braucht beispielsweise einen gemeinsamen Ort für Ergebnisse und eine nachvollziehbare Aufgabenverteilung. Eine wiederkehrende Zusammenarbeit benötigt zudem Regeln dafür, wer Inhalte aktuell hält.
Wissensmanagement braucht Beteiligung
Erfahrungen werden nicht allein deshalb geteilt, weil eine Plattform existiert. Wir betrachten Motivation, Unternehmenskultur und die Zeit für Pflege und Nutzung. Wer Wissen zugänglich machen soll, muss dessen Nutzen für die eigene Arbeit erkennen können. Die Organisationsentwicklung und die technische Arbeitsumgebung greifen hier ineinander.
Eine gemeinsame Ablage braucht eine gemeinsame Regel
Wenn mehrere Bereiche dieselben Inhalte verwenden, sollte deren Verbindlichkeit erkennbar sein. Eine klare Arbeitsweise legt fest, wo der maßgebliche Stand liegt, wer ihn pflegt und wie Veränderungen mitgeteilt werden. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Anwendung diese Zusammenarbeit sinnvoll unterstützt.
- Welche Information muss über Bereichsgrenzen hinweg erreichbar sein?
- Wer verantwortet Aktualität und Verständlichkeit der Inhalte?
- Wie finden neue Mitarbeitende die für ihre Arbeit relevanten Informationen?
Einführung und Weiterentwicklung
Wir verbinden Arbeitsweisen, Einführung und Unterstützung der Anwender. Ein konkreter Bereich kann den Ausgangspunkt bilden. Rückmeldungen aus der Nutzung zeigen, welche Regeln hilfreich sind und was angepasst werden muss. Ziel ist eine bearbeitbare gemeinsame Praxis, nicht die Einführung möglichst vieler Anwendungen.